La Gatineau Loppet continue sa croissance! Coordonnateur/coordonnatrice d’événements RECHERCHÉ
La Gatineau Loppet est en pleine croissance et recherche une passionnée ou un passionné de ski de fond et de course à pied pour appuyer la direction générale dans la planification, l’organisation, la gestion et la coordination de l’événement Courons Gatineau, ainsi que de la Gatineau Loppet.
Nous vous remercions de faire circuler cet appel de candidature dans votre réseau. Pour manifester votre intérêt, prière d’envoyer votre CV à dg@gatineauloppet.com au plus tard le 11 mai 2025.
Veuillez trouver ci-dessous la description de poste.
Coordonnateur/coordonnatrice d’événements
Appuyer la direction générale dans la planification, l’organisation, la gestion et la coordination de l’événement Courons Gatineau, ainsi que la gestion des partenariats. Veiller à mettre en place les éléments nécessaires pour assurer la satisfaction des participants et partenaires, tout en respectant les budgets, délais et normes de qualité.
Responsabilités et tâches principales :
- Planification de l’événement
- a) Gestion du budget : Suivre le budget et veiller à respecter les limites financières.
- b) Élaboration du programme : Concevoir et organiser des éléments de la programmation
- Coordination logistique
- a) Gestion des fournisseurs : Sélectionner et coordonner certains fournisseurs.
- b) Gestion des inscriptions des bénévoles : Appuyer à la gestion du système d’inscription des bénévoles.
- c) Matériel et équipements : Procéder à la location, l’achat et la mise en place de certains équipements nécessaires.
- Communication et promotion : a) Création de supports de communication : Concevoir des invitations, affiches, publicités numériques, etc.
- b) Gestion de la promotion de l’événement : Participer à la promotion de l’événement sur les réseaux sociaux et via différents canaux de communication.
- c) Relations avec les participants : Répondre aux questions des participants, gérer les demandes spécifiques.
- Gestion des intervenants et de certains éléments de la programmation:
- a) Coordination des intervenants : Assurer la gestion des fournisseurs, animateurs, artistes, exposants, partenaires et invités, y compris la prise en charge de leurs besoins logistiques.
- b) Suivi de programme : S’assurer que le programme de l’événement est respecté, en gérant les imprévus et en garantissant la fluidité des transitions entre les différentes étapes.
- Supervision de l’événement
- a) Encadrement de l’équipe : Diriger et motiver les équipes de bénévoles sur place et participer à des rencontres d’organisation préévénement.
- b) Suivi sur le terrain : Superviser le montage et le démontage de l’événement, ainsi que le bon déroulement de chaque activité
- Gestion des partenariats
- a) Identification des partenaires potentiels : Rechercher des partenaires stratégiques pour l’événement.
- B) Négociation des partenariats : Négocier les termes des accords de partenariat, y compris les aspects financiers, la visibilité et les contributions en nature.
- c) Gestion des partenariats : Assurer une gestion efficace des partenariats, ainsi que de la visibilité et des bénéfices promis.
- d) Rapports de visibilité et bénéfices des partenaires :
- Clôture et évaluation de l’événement
- a) Évaluation post-événement : Concevoir le rapport de fin d’événements exposant les preuves de visibilité et bénéfices livrés pour les partenaires. Collecter les retours des participants et des clients pour évaluer la réussite de l’événement et identifier des pistes d’amélioration pour les futurs événements.
- b) Règlement des paiements : Assurer le règlement des factures et la gestion des paiements des fournisseurs.