La directrice ou le directeur d’épreuve a la responsabilité de planifier, organiser, réaliser et contrôler l’ensemble des activités de l’organisation technique de la Gatineau Loppet tout en assurant le respect des lignes directrices des diverses organisations sanctionnant les épreuves de ski de fond de la Gatineau Loppet. Il agit également comme président du Comité organisateur – Volet technique (CO technique) et il est membre du jury durant l’événement.
Le directeur d’épreuve doit détenir au minimum une certification d’officiel de niveau 3 décernée par Nordiq Canada ou s’engager à l’obtenir dans un délai de deux ans à compter de sa nomination et si possible une certification de délégué technique de la FIS.
Responsabilités
Avant l’événement
- Organiser et animer les rencontres du CO Technique
- Se tenir à jour sur les changements de règlements venant des organisations sanctionnant les épreuves de ski de fond et planifier les changements nécessaires avec les membres du CO technique
- Participer au recrutement et à la formation des membres du CO technique
- Collaborer à l’élaboration des circuits des différentes courses avec le Chef de parcours et les Chefs de stade
- Collaborer, avec la Direction générale, à l’élaboration du formulaire d’inscriptions afin de s’assurer de recueillir les informations nécessaires à son travail
- Approuver l’ensemble des informations relatives aux courses qui seront communiquées aux participants
- Planifier l’accueil du/des Délégué(s) technique(s) mandaté(s) par les organismes sanctionnant les épreuves de ski de fond incluant l’hébergement, le transport, l’horaire, la visite des lieux et les rencontres avec les différents membres du CO technique
- Élaborer et mettre à jour le plan de contingence de l’événement
- Collaborer avec le Chef médical à l’élaboration et la mise à jour annuelle du plan de mesures d’urgence
- Planifier la rencontre des capitaines d’équipes qui aura lieu la veille des courses
- Rapporter au Conseil d’administration l’avancement du travail du CO technique
Durant l’événement
- Assurer la visite des parcours et des installations avec le(s) Délégué(s) technique(s)
- Tenir des rencontres entre le(s) Délégué(s) technique(s) et chacun des membres du CO technique
- Superviser l’ensemble du travail du CO technique, assurer un contact constant avec ses membres et répondre aux urgences si nécessaire
- Animer la rencontre des capitaines d’équipes en collaboration avec le(s) Délégué(s) technique(s)
- Organiser les rencontres du jury lorsque nécessaire
- En collaboration avec le(s) Délégué(s) technique(s), approuver les résultats officiels des courses avant leur publication
- Organiser et animer la rencontre du CO technique du samedi en fin de journée à laquelle prendront part également le(s) Délégué(s) technique(s)
- Planifier et coordonner la mise en place des ajustements nécessaires pour la deuxième journée d’épreuves
Après l’événement
- Faire un rapport destiné à la direction générale qui sera inclus dans le grand rapport
- Faire un rapport sommaire du volet technique qui sera présenté lors de la première rencontre du Conseil d’administration suivant l’événement
- S’assurer de l’obtention du rapport du délégué technique, version FIS et si possible version textuelle
Collaborateurs et fournisseurs dans le cadre de l’événement
- Tous les membres du Comité organisateur, autant Services que Technique
- Fournisseur de service de chronométrage
- Fournisseur de service d’inscription
- Délégué(s) techniques(s) des organismes sanctionnant les épreuves
Liste des besoins en bénévoles
- Tous les membres du CO technique
- Directeurs d’épreuve adjoint (3)
- Adjoint au directeur d’épreuve